Voor de algemene ledenvergadering van Jeugdzorg Nederland nam directeur Olaf Prinsen contact met ons op om zijn wensen en alle mogelijkheden door te spreken.

Ons werd gevraagd een algemene ledenvergadering te organiseren voor Jeugdzorg Nederland met vijf personen fysiek aan tafel in de studio, de rest vanuit huis. Bij deze vereniging zijn ongeveer 95 instellingen aangesloten, waarvan er zo’n 50 verwacht werden bij de ALV. Olaf wilde graag gebruikmaken van de stemfunctie en de optie om presentaties te tonen gedurende de vergadering. Als extraatje vroeg hij of het mogelijk was om tussendoor video’s te laten zien waarin verschillende leden aan het woord komen.

Voor de ALV plaatsvond, zijn we een dag op pad geweest om vijf verenigingsleden op hun (thuis)werklocaties te interviewen. Deze gesprekken gingen onder andere over hoe zij als vereniging de coronatijd ervaren, op de overheidsmaatregelen inspelen en hoe zij ervoor zorgen dat leden de juiste beschermingsmiddelen tot hun beschikking hebben om te blijven werken. Deze MP4-video’s van enkele minuten zijn verspreid over de vergadering in beeld gebracht als ‘tussendoortje’, om te voorkomen dat de ALV één lange dialoog aan tafel zou zijn. De vereniging heeft deze bestanden na afloop van ons ontvangen om door te kunnen plaatsen op hun website en/of sociale mediakanalen.

De presentaties die de branchevereniging wilde laten zien zijn vooraf bij ons aangeleverd, zodat wij deze op het juiste moment in beeld konden brengen tijdens de livestream. Op de dag zelf hebben onze technici en accountmanager een complete doorloop gedaan, zodat de tafelgasten wisten in welke camera ze moesten kijken, hoe ze de presentatie konden bedienen en hoe zij contact konden houden met het publiek. Onze moderator hield tijdens de vergadering de chat in de gaten en bundelde de vragen die gesteld werden, om deze vervolgens door te geven aan de personen aan tafel.

Tijdens de ALV werd Olaf geïntroduceerd als algemeen directeur en Robert van Someren als directeur IV & ICT. Ook werd er afscheid genomen van bestuurslid Erik Heijdelberg. Hij werd live vanuit zijn eigen woonkamer in beeld gebracht en kreeg een afscheidsspeech vanuit de studio.

In onze studio in Theater de Spiegel te Zwolle waren vijf leden van de vereniging fysiek aanwezig. De livestream werd gevolgd door 66 personen, dat zijn dus meer aanwezigen dan bij een traditionele vergadering werden verwacht. De leden gaven via de chat complimenten over de door ons gemaakte video’s; deze werden echt als meerwaarde gezien op de ALV. Mede door het soepele verloop, het vlotte contact en de fijne samenwerking is dit event door beide partijen bestempeld als een groot succes en is onze volgende samenwerking al gepland!